Por que começar pequeno costuma ser o caminho mais rápido para melhorias em grande escala?

É uma das tensões mais comuns em projetos de melhoria: os líderes enfrentam um desafio urgente. As equipes estão ansiosas para agir. Os financiadores querem resultados imediatos. O instinto é compreensível: se você tem boas ideias, por que não implementá-las em todos os lugares o mais rápido possível?

No entanto, no IHI, descobrimos, por meio do nosso trabalho de apoio a iniciativas de melhoria em larga escala em sistemas de saúde, comunidades e países, que uma das maneiras mais rápidas de retardar a melhoria é tentar implementá-la em escala total muito cedo.

Por mais contraintuitivo que possa parecer, começar pequeno costuma ser o caminho mais rápido para alcançar melhorias em grande escala.

Se você duvida dessa abordagem, considere a experiência da sua própria organização. Há casos em que ela expandiu rápido demais e pagou o preço? Considere dois exemplos notórios de outros setores.

• Segway : Os Segways foram anunciados como a próxima geração do transporte urbano. Antes do lançamento, a Segway construiu instalações de produção em larga escala, capazes de fabricar dezenas de milhares de unidades por mês, acreditando que o veículo reestruturaria fundamentalmente o transporte urbano. No entanto, por não terem realizado testes em pequena escala, ignoraram obstáculos enormes, como a legalidade do uso em vias públicas, os altos preços e o estigma social associado ao produto. A empresa acabou tendo que encerrar a produção do Segway.
• Sistema de Manuseio de Bagagens do Aeroporto de Denver: Denver tentou lançar o primeiro sistema de manuseio de bagagens totalmente automatizado do mundo. Em vez de testá-lo em pequena escala e depois expandi-lo, o projeto decidiu lançá-lo simultaneamente em todo o aeroporto. Isso atrasou a inauguração do aeroporto em 16 meses, com um custo adicional de US$ 400 milhões.

É consenso que as empresas farmacêuticas devem começar com testes em pequena escala ao desenvolver novos medicamentos, e as empresas de tecnologia precisam fazer o mesmo ao desenvolver novos softwares ou aplicativos. O que podemos aprender com esses setores?

A pressão para agir rapidamente

Ao se depararem com um desafio significativo na área da saúde, os líderes, compreensivelmente, desejam acelerar a adoção de práticas promissoras. O desafio reside no fato de que uma ideia promissora não é o mesmo que uma intervenção escalável.

Uma ideia não testada que parece revolucionária pode enfrentar barreiras à implementação em larga escala, ou mesmo ser inviável. Uma abordagem que demonstrou melhorias em um local pode falhar em outros. Fluxos de trabalho que parecem simples podem criar dificuldades inesperadas na prática. As métricas destinadas a demonstrar melhorias podem ser difíceis de coletar. Incorporar a intervenção aos fluxos de trabalho existentes pode ser um desafio. O extenso treinamento e suporte que permitiu a uma equipe implementar a prática provavelmente não é escalável; fornecer o mesmo nível de suporte a milhares de equipes não é viável.

Essas realidades não são sinais de fracasso. São sinais de que é necessário mais aprendizado para entender o que será preciso para ampliar a implementação das melhorias.

Testes em pequena escala como estratégia de aprendizagem rápida

No IHI, consideramos os testes em pequena escala como uma forma de aprender rapidamente o que é necessário para que as melhorias sejam bem-sucedidas em larga escala.

Em vez de investir pesadamente em uma implementação ampla antes que as principais questões sejam respondidas, as equipes começam testando pequenas mudanças. Ao fazer isso, podemos aprender rapidamente, adaptar as intervenções, fortalecer as abordagens de implementação e construir confiança tanto na intervenção quanto no sistema de suporte necessário para o sucesso.

Testes em pequena escala ajudam as organizações a responder a perguntas críticas:

• A implementação é viável?
• A implementação das intervenções resulta em melhorias?
• Quais serão os obstáculos que as equipes encontrarão? Como podemos superá-los?
• Que infraestrutura é necessária para dar suporte à implementação?
• Quais elementos devem permanecer padrão e quais podem ser adaptados?
• Como a intervenção pode ser disseminada por todo o sistema?
• Como manter a melhoria ao longo do tempo?

Cada pergunta sem resposta se torna um risco durante a expansão. Testes em pequena escala permitem que as organizações identifiquem e abordem esses riscos enquanto o custo do aprendizado permanece relativamente baixo.

Por que escalar muito rápido atrasa o progresso

Muitas vezes, as organizações presumem que pular os testes em pequena escala economizará tempo. Na prática, ignorar essa etapa geralmente resulta em atrasos evitáveis e dispendiosos.

Quando as intervenções são implementadas amplamente antes de serem suficientemente testadas e aprimoradas, constatamos:

• Retrabalho e redesenho dispendiosos
• Frustração e resistência da equipe
• Baixa confiabilidade de implementação
• Variação nos resultados entre os locais ou nenhuma melhoria mensurável.
• É necessário treinamento ou reciclagem adicional.
• Perda de confiança das partes interessadas
• Atrasos associados à correção de problemas evitáveis

O que parece ser uma aceleração no início de um projeto muitas vezes resulta em um progresso mais lento posteriormente — ou nenhuma melhoria significativa.

Em outras palavras, as organizações podem investir tempo em aprendizado antes da expansão, ou dedicá-lo à resolução de problemas, gerenciamento de atrasos e reformulação durante a expansão.

Testes em pequena escala não significam lentidão.

Um equívoco comum é que os testes em pequena escala exigem longos períodos de projeto-piloto, mas equipes de melhoria eficazes não realizam projetos-piloto que duram anos. Em vez disso, elas conduzem ciclos rápidos de teste e aprendizado.

No IHI, trabalhamos continuamente para encurtar esses ciclos, para que as equipes possam desenvolver confiança nas intervenções e compreender o que será necessário em larga escala. Essa abordagem reduz o risco, melhora a confiabilidade e permite que as equipes desenvolvam um modelo escalável mais rapidamente.

Uma melhor definição de velocidade

A verdadeira medida da velocidade é a rapidez com que uma organização alcança melhorias sustentáveis em grande escala — e não a rapidez com que implementa uma intervenção de forma ampla. As organizações que obtêm o maior impacto não são necessariamente aquelas que chegam primeiro à escala total; são as que aprendem mais rapidamente.

A ironia é que, embora começar pequeno possa parecer mais lento, muitas vezes é o caminho mais curto para chegar aonde queremos: melhorar os resultados de saúde em larga escala.

Paul Howard é o Consultor Principal de Inovação, Conteúdo, Design e Métodos do IHI.

Foto de Heather Wilde no Unsplash

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