Fazendo a mágica acontecer

“Então, o que exatamente seu marido faz?”

Minha esposa faz uma pausa e depois sorri. "Não tenho muita certeza. Ele participa de muitas reuniões de projeto, faz um monte de perguntas... e, de alguma forma, ele faz mágica acontecer."

A amiga dela ergue uma sobrancelha. "Mágica?"

Minha esposa diz: "Bem, não é mágica de verdade. Mas, de alguma forma, problemas que parecem impossíveis de resolver começam a melhorar quando ele se envolve."

Nesse momento, entro na conversa com um sorriso. "Ser um Consultor de Melhoria não é mágica — é usar resolução estruturada de problemas, dados e colaboração para criar mudanças significativas. Meu trabalho é ajudar equipes a identificar desafios, testar soluções e implementar melhorias sustentáveis."

O trabalho de um Consultor de Melhorias (IA) geralmente envolve uma combinação do seguinte:

• Facilitação de projetos: oriento equipes de projetos multifuncionais por meio de esforços de melhoria estruturados usando ferramentas como mapas de processos, diagramas de espinha de peixe , diagramas de motivadores-chave , ciclos Plan-Do-Study-Act (PDSA), etc. Isso inclui:
  • Grandes projetos que visam concretizar a visão estratégica a nível institucional; e
  • Esforços de menor escala vinculados a metas e/ou desafios departamentais
• Mentoria: Um dos aspectos mais gratificantes de ser um Consultor de Melhoria é orientar outras pessoas — seja um gerente de projeto aprendendo a navegar em uma iniciativa complexa, um profissional clínico explorando os fundamentos da melhoria da qualidade ou um colega assumindo um desafio. A mentoria visa promover a confiança, o pensamento crítico e as habilidades de resolução de problemas.
• Treinamento: O treinamento é uma parte crucial da minha função como Consultor de Melhoria. Em vez de resolver problemas sozinho, a prioridade é equipar outros com as habilidades, ferramentas e confiança necessárias para impulsionar a melhoria em suas próprias equipes e departamentos. Os esforços de treinamento se dividem em três áreas principais:
  • Fundamentos da Ciência da Melhoria – Uma aula para promover ampla apreciação e conscientização da ciência da melhoria.
  • Aplicações na Ciência da Melhoria – Um curso baseado em projetos onde os participantes adquirem experiência prática em melhoria da qualidade (QI) e resolução de problemas. Este curso é uma etapa fundamental no desenvolvimento da capacidade de melhoria institucional.
  • Treinamento Global de Melhoria da Qualidade – Em parceria com o Departamento Global de Medicina Pediátrica, ajudo a treinar médicos em todo o mundo nos princípios de QI. Este trabalho nos permite estender o alcance da ciência da melhoria para além do St. Jude, influenciando sistemas de saúde em todo o mundo.

Como apontado pelo Dr. Mike Evans em um de seus vídeos de animação em quadro branco , a melhoria começa com a curiosidade. As perguntas são as ferramentas que dão vida à curiosidade, ajudando a descobrir as causas raízes, desafiar suposições e desencadear novas ideias para a mudança. Mas como sei quais perguntas fazer? Eu recorro ao meu "RBL" interior e penso sobre o que o RBL poderia perguntar nessa situação específica. Isso me leva a perguntas como: O que está atrapalhando? Por que fazemos as coisas dessa maneira? E se tentássemos algo diferente? O que os dados nos dizem? Você pode me contar mais sobre isso? Como podemos testar isso? Esses são os tipos de perguntas que ajudam a descobrir oportunidades de melhoria e orientar mudanças significativas.

Falando em perguntas, você deve estar se perguntando: o que é RBL? RBL significa Rebecca Steinfeld, Bob Lloyd e Lloyd Provost, membros da equipe e do corpo docente do IHI , cujos insights e expertise moldaram minha abordagem de melhoria.

Uma semana de exemplo na vida de Dave, o consultor de melhorias

Não há dois dias iguais, mas uma semana típica como IA é uma mistura de reuniões, sessões de resolução de problemas e colaboração prática com equipes. Veja como uma semana pode ser:

Segunda-feira: Estabelecendo as bases
Um dia de alinhamento e preparação, incluindo reuniões estratégicas, sessões de mentoria e planejamento para próximos workshops e projetos.

O dia começa com um Briefing Diário de Operações para alinhamento das principais atualizações e prioridades, seguido pela revisão dos materiais de treinamento e um contato estratégico com a liderança. O meio da manhã e o início da tarde são dedicados ao planejamento de um próximo workshop de dados e sessão de treinamento, à mentoria de um gerente de projeto e à solução de problemas do projeto. A tarde se concentra no desenvolvimento de um plano de melhoria estruturado e no contato com as principais partes interessadas sobre as iniciativas institucionais.

Terça-feira: Trabalho de Projeto Focado
Tempo dedicado à sustentação do projeto, atualizações das partes interessadas e orientação dos membros da equipe em seus esforços de melhoria.

O dia pode começar com o trabalho em entregas, análise de dados, e-mails, planejamento, etc. À tarde, o foco muda para garantir o sucesso a longo prazo, desenvolvendo um plano de sustentação para um projeto concluído. Em seguida, há uma atualização do projeto com as principais partes interessadas para avaliar o progresso e os próximos passos. O dia termina com uma sessão de mentoria individual para apoiar os membros da equipe em seus esforços de melhoria.

Quarta-feira: Melhoria estratégica e orientada por dados
Uma mistura de colaboração global, planejamento estratégico e sessões de trabalho práticas para refinar e testar abordagens de melhoria.

O dia começa com uma reunião com o departamento de Pediatria Global, colaborando com equipes internacionais em esforços de melhoria baseados em dados. Em seguida, o foco muda para uma sessão de planejamento estratégico para garantir o alinhamento com as metas institucionais. A tarde é dedicada a uma sessão prática com uma equipe de projeto, refinando abordagens e testando soluções para iniciativas de melhoria contínua.

Quinta-feira: Mergulho profundo em treinamento e desenvolvimento
Um dia inteiro dedicado ao ensino de metodologias de ciência da melhoria por meio do curso Fundamentos da Ciência da Melhoria da Safe and Sound Academy.

Sexta-feira: Reflexão e Planejamento Futuro
O dia pode começar com o trabalho de entregas, análise de dados, e-mails, planejamento, etc. Ao meio-dia, o QI White Board Hour oferece um espaço colaborativo para discutir ideias de melhoria e abordar desafios. À tarde, a Reunião de Sprint do IHI oferece uma oportunidade de se conectar com uma rede de melhoria mais ampla, compartilhando progressos e melhores práticas.

A Arte e a Ciência da Melhoria

Meu trabalho como Consultor de Melhoria é baseado no Sistema de Conhecimento Profundo de W. Edwards Deming. Este modelo fornece uma estrutura para a compreensão de sistemas, variação, psicologia e conhecimento — quatro componentes essenciais que orientam os esforços de melhoria.

• Apreciação por um Sistema: Organizações são sistemas complexos e interconectados. Para melhorar os resultados, precisamos entender como os diferentes componentes interagem e se influenciam. Ajudo equipes a enxergar o panorama geral e a identificar pontos de alavancagem para mudanças significativas.
• Compreendendo a Variação: Os dados são o cerne do trabalho de melhoria. Eu oriento equipes na distinção entre variação de causa comum (flutuações naturais) e variação de causa especial (interrupções inesperadas), ajudando-as a tomar decisões informadas em vez de reagir a cada flutuação.
• Psicologia da Mudança: Pessoas impulsionam melhorias, mas mudanças podem ser difíceis. Construir relacionamentos, fomentar a motivação e entender o que influencia o comportamento são essenciais para garantir que as melhorias sejam adotadas e sustentadas.
• Teoria do Conhecimento: Testar mudanças por meio de ciclos iterativos ( Plan-Do-Study-Act) ajuda as equipes a aprender o que funciona e o que não funciona. A melhoria não se resume a soluções rápidas — trata-se de construir conhecimento sistematicamente para criar um impacto duradouro.

Embora cada dia traga seus próprios desafios e oportunidades, o ponto em comum é um foco incansável na melhoria — garantindo que cada projeto, reunião e colaboração mova a agulha em direção a uma mudança significativa.

Em sua essência, ser um Consultor de Melhoria significa criar mudanças significativas e sustentáveis. Utilizamos dados, metodologias estruturadas e resolução colaborativa de problemas para enfrentar desafios que, de outra forma, poderiam persistir por anos. Seja reduzindo o tempo de espera, melhorando os resultados dos pacientes ou tornando os processos mais eficientes, nosso trabalho visa melhorar as coisas — e sustentar os ganhos.

Fazendo a mágica acontecer

A "mágica" à qual minha esposa se refere é, na verdade, uma mistura de estratégia, psicologia e persistência. Mudar é difícil — as pessoas resistem, os sistemas resistem e os esforços de melhoria podem estagnar. Uma boa IA entende não apenas o que precisa mudar, mas também como ajudar as pessoas a aceitar e sustentar essa mudança. Construímos relacionamentos, fomentamos a confiança e criamos um ambiente onde a melhoria parece possível — e até mesmo estimulante.

Por que isso importa

A troca verbal que mencionei no início, ou alguma versão dela, acontece com mais frequência do que você imagina. O papel de um Consultor de Melhoria não é tão amplamente reconhecido quanto, digamos, o de um médico ou engenheiro. No entanto, em organizações dedicadas a fazer a diferença — como hospitais, instituições de pesquisa e organizações sem fins lucrativos — o trabalho de um Consultor de Melhoria pode ter um impacto profundo.

No St. Jude, onde todos os esforços, em última análise, visam melhorar a vida de crianças que lutam contra doenças graves, os riscos não poderiam ser maiores. Cada melhoria de processo, por menor que seja, contribui para uma missão maior: fornecer o melhor atendimento, a melhor pesquisa e os melhores resultados. Ser um Assistente de Auditoria significa ter um lugar na primeira fila para testemunhar o incrível impacto que uma mudança consciente e orientada por dados pode ter.

Então, da próxima vez que alguém perguntar o que eu faço, talvez eu diga algo novo: "Eu ajudo as pessoas a transformar problemas em progresso". E, honestamente, isso é algo bem mágico de se fazer.

David Wittman é gerente de projeto II-Qualidade no St. Jude Children's Research Hospital.

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